HiQ

Rauman uusi intranet ohjaa kohti moderneja työtapoja

HiQ:n toteuttama Elevate-intranet ja kollaboraatiopalvelut mahdollistavat työtapojen muutoksen Rauman kaupungin työntekijöille.

2019

Uusi intranet ja Office 365 -työkalut ketterämpään työskentelyyn Raumalla

Haaste: Pirstaloitunut tiedonkulku ja työtavat

Rauman kaupungin palveluksessa työskentelee 3 000 henkilöä erilaisissa rooleissa, hallinnosta kenttätyöntekijöihin. Rauma haluaa palvella eri rooleissa toimivia työntekijöitään samanarvoisesti: kaikilla täytyy olla mahdollisuus miellyttävään, moderniin ja tehokkaaseen työskentelyyn ajasta ja paikasta riippumatta. Ennen Office 365 -palvelujen käyttöönottoa näin ei ollut: Tietoa kulki paljon sähköpostitse ja tiedostot tallennettiin verkkolevyille. Intranet oli tekniikaltaan vanhentunut, tietoa oli vaikea löytää ja yhtenäiset työtavat puuttuivat.

Tavoite: Työnteko sujuvaksi ajasta ja paikasta riippumatta

Kaikille haluttiin yhtenäinen pääsy henkilöstölle tarpeelliseen tietoon. Sen vuoksi henkilöstön viestintä- ja työvälineiden mobiilikäyttö haluttiin varmistaa. Lisäksi toivottiin mahdollisuutta tiedostojen yhteiseen työstämiseen ja keskusteluihin. Tavoitteena oli myös, että kaikki Rauman käyttäjät omaksuvat uudet työvälineet mutkattomasti osaksi arkeaan.

Rauma halusi ottaa käyttöön Office 365 -pilvipalvelun: SharePoint Online -intranetin sekä tiimityövälineet. Raumalla Office 365 ei ollut käytössä aikaisemmin ollenkaan, joten muutos sisäisen viestinnän ja työnteon tavoissa oli suuri. Intrauudistuksen kanssa samaan aikaan käynnistettiin myös projekti sähköpostien siirtämiseksi pilveen.

Ratkaisu: Elevate-intranet ja kollaboraatiopalvelut mahdollistamaan työtapojen muutosta

HiQ toteutti Rauman kaupungille viestinnällisen intranetin sekä digitaalisen työskentely-ympäristön Office 365:een. HiQ:n Elevate-konseptiin pohjautuva intranet kokoaa yhteen koko Rauman henkilöstölle tarpeelliset tiedot. Microsoft Teams ja modernit SharePoint-työtilat toimivat tiimien ja projektien kollaboraatioalustoina. Lisäksi Raumalla otettiin käyttöön Yammer, jotta keskustelu olisi helppoa yli organisaatiorajojen.

HiQ tuki Rauman kaupunkia työtapojen muutoksen ja kollaboraatiotyökalujen hallintamallin suunnittelussa. HiQ toimitti myös uusien O365-työvälineiden ohje- ja viestintämateriaaleja, kuten lanseerausvideon, jolla esitellään uudet työkalut ja kerrotaan niiden hyödyistä käyttäjille.

Rauman henkilöstö on ottanut uudet työvälineet innolla vastaan. Henkilöstölle järjestettiin intranetin nimikilpailu, jonka kautta saimme paljon hyviä ehdotuksia. Intranetin nimeksi valikoitui Jemma. Koko projektin ajan myös uusia sisällöntuottajia on ilmoittautunut. He pitävät uutta intraa helppokäyttöisenä ja selkeänä.

Raija Lehtorinne
Rauman kaupungin viestintäpäällikkö

Tulokset: Kaikki tärkeät työkalut samassa portaalissa

Rauman kaupungin työntekijät saivat helppokäyttöiset työkalut ja selkeät toimintamallit sisäiseen viestintään ja työntekoon. Kaikki tarpeelliset työkalut löytyvät Office 365 -pilvipalvelusta ja toimivat myös mobiilisti. Erilaiset käyttäjät on otettu huomioon minimimallin suunnittelussa eli sen hahmottamisessa, mikä väline sopii parhaiten mihinkin tarkoitukseen.

HiQ valikoitui Rauman uuden intranetin toteuttajaksi julkisen kilpailutuksen perusteella. Yhteistyö jatkuu myös projektivaiheen jälkeen.

“Projekti HiQ:n kanssa sujui hyvin ja yhteistyö oli vaivatonta. Olemme tyytyväisiä lopputulokseen", kertoo Lehtorinne.

Rauma on vireä ja moderni teollisuus- ja kulttuurikaupunki, jossa asuu nykyään noin 40 000 asukasta. Suomen kolmanneksi vanhin kaupunki on perustettu vuonna 1442. Kaupungissa on kaksi UNESCOn maailmanperintökohdetta – Vanha Rauma ja Sammallahdenmäki.

Contact

Ota yhteyttä ja kysy lisää

Emmi Turanlahti
Microsoft 365 -palvelutemmi.turanlahti@hiq.fi